Skip to Content
Bestuursondersteuner
Vacature 32 uur Doornboslaan, Breda Reageren voor: 10 september 2022

Bestuursondersteuner

Ben je op zoek naar een afwisselende en uitdagende baan?

Wij zoeken een bestuursondersteuner die ons team komt versterken!
(32 uur per week, locatie Breda)
Direct solliciteren
Bij wie kom je te werken?
Je komt te werken bij Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant VRMWB). De VRMWB is een netwerkorganisatie waar 24 gemeenten, de brandweer, de politie, de Geneeskundige Hulpverlening Organisatie in de Regio (GHOR) en het Openbaar Ministerie samen werken aan veiligheid en veerkracht. VRMWB is een krachtige en gerespecteerde hulpdienst. Met onze brandweer, crisisteams en centralisten staan wij 24/7 klaar om hulp te bieden. Samen met onze collega hulpverleners en de gemeenten hebben we een krachtige crisisorganisatie staan.

De samenleving en onze omgeving veranderen in een razendsnel tempo. Dit is van invloed op ons functioneren als Veiligheidsregio. Fysieke veiligheid en de klassieke incidenten zijn niet meer ons enige aandachtsveld. VRMWB heeft ook een rol bij andersoortige gebeurtenissen en ontwikkelingen. Deze kan coördinerend zijn, regisserend, ondersteunend of soms zelfs leidend. Voorbeelden: opvang vluchtelingen, vuurwerkproblematiek, boerenprotesten en uiteraard de corona- en Oekraïnecrisis. Hierbij hoort ook het weerbaarder en zelfredzamer maken van de samenleving. Daarnaast spelen algemene trends als een veranderende arbeidsmarkt, de veranderende bevolkingssamenstelling, snelle technologische ontwikkelingen, klimaatverandering, energietransitie en verduurzaming van de samenleving ook een zeer belangrijke rol.

Je team
De afdeling strategie & ontwikkeling helpt de organisatie om te blijven afstemmen op veranderingen in de samenleving en onze omgeving. Ook helpen wij de organisatie haar ambities te realiseren, we zijn een sparringpartner voor directie en management en adviseren hen in de ontwikkeling en realisatie van de organisatievisie en strategische doelen. Ook ondersteunen wij de Algemeen Directeur in haar rol van bestuurssecretaris in de voorbereiding op vergaderingen van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur en het doorlopen van een goed besluitvormingsproces.

Het team bestaat uit 8 collega’s met expertises op het gebied van juridische zaken, kwaliteit & processen en strategie- en beleidsontwikkeling en maakt deel uit van het organisatieonderdeel Strategie & Bedrijfsvoering.
Je werk
Je voert je werk uit in een dynamische omgeving waar het niet snel saai is en geen dag hetzelfde. Je bent de spreekwoordelijke spin in het web. Je coördineert de besluitvormingsprocessen en adviseert en ondersteunt de Algemeen Directeur in haar rol als secretaris van het bestuur. Je ondersteunt haar bij de uitvoering van haar bestuurlijke taken, bij het aansturen en bewaken van de besluitvormingsprocessen, bij het verzamelen, ordenen en redigeren van relevante informatie. Een belangrijk onderdeel van je werk is zorgen dat de bestuurscyclus en het besluitvormingsproces van begin tot einde vlekkeloos verloopt. Nauwkeurigheid en bestuurlijke sensitiviteit zijn hierbij cruciaal. Je bent ook de secretaris van de Veiligheidsdirectie en ondersteunt de WOR bestuurder (Algemeen Directeur) bij de vergaderingen met de Ondernemingsraad.

Je taken zijn o.a.:
  • Het opstellen en door ontwikkelen van besluitvormingsprocessen en de jaarlijkse planning van bestuursvergaderingen.
  • De coördinatie van besluitvormingsprocessen door er op toe te zien dat de agendering, de workflow van besluitvormingsdocumenten en de uitvoering van besluiten optimaal verloopt.
  • Het zorgdragen voor een goede voorbereiding van vergaderingen voor zowel bestuur, veiligheidsdirectie als overleggen tussen WOR-bestuurder en ondernemingsraad (opstellen agenda en aanleveren van de juiste voorbereidende documenten).
  • Initiëren en voorzitten van het ambtelijk vooroverleg gemeentelijk bestuursadviseurs (5x per jaar) met als doel gemeenten te betrekken bij de besluitvorming en de relatie met deze belangrijke partner in het netwerk te onderhouden.
  • Communiceren over en bewaken van de uitvoering van bestuursbesluiten en signaleren van afwijkingen.
  • Regie voeren en advies geven over proces en inhoudelijke beantwoording raadsvragen gemeenten.
  • Gevraagd en ongevraagd advies geven aan ambtelijke collega’s over nota’s die op een zeker moment worden geagendeerd voor het bestuur.
  • Meedenken in het voortraject en toetsen van de kwaliteit van bestuursvoorstellen.
  • Aanwezig zijn bij bestuursvergaderingen ter ondersteuning van de algemeen directeur, voor het vastleggen van toezeggingen en afspraken.
Je vaardigheden
  • Je signaleert tijdig knelpunten, denkt vooruit en zorgt voor oplossingen voordat problemen zich voordoen. Je bent stressbestendig, flexibel, zelfstandig en een kei in organiseren.
  • Je hebt aan een half woord genoeg om in actie te komen.
  • Je verzamelt informatie, communiceert duidelijk en transparant en formuleert adviezen kernachtig en bondig. Je beschikt over goede schriftelijke vaardigheden.
  • Je bent integer en hebt een goed gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen.
  • Je ontzorgt en toont je daarin accuraat en betrouwbaar.
  • Je hebt de juiste drive en vaardigheden om te verbinden en schakelt makkelijk en met veel gevoel voor de organisatie op alle niveaus en met diverse partijen. 
  • Je straalt energie en werkplezier uit en laat in je dagelijkse werk een vernieuwende en proactieve aanpak zien.
  • Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau en hebt ervaring in een soortgelijke functie.
Wat bieden wij?
  • Een tijdelijke aanstelling voor de periode van 1 jaar, met de intentie tot vaste aanstelling;
  • Een bruto salaris tussen de €2.865,- en €4.208,- bruto per maand (schaal 9 CAR/UWO);
  • Een Individueel Keuze Budget van 17,05% van het bruto jaarsalaris dat je kunt laten uitbetalen of inzetten voor flexibele arbeidsvoorwaarden zoals extra pensioen, een onbelaste kilometervergoeding woon/werkverkeer, vergoeding studiekosten, aanschaf fiets of extra vakantie uren;
  • Thuiswerkvergoeding van €2,- per thuisgewerkte dag;
  • Een jaarlijkse tegemoetkoming voor jouw zorgverzekering van €168,00;
  • Een goede pensioenregeling en een mogelijkheid tot deelname aan een collectieve ziektekostenverzekering;
  • Minimaal 144 vakantie-uren per jaar, plus 26,7 uur lokaal bovenwettelijk verlof bij een fulltime dienstverband;
  • Je krijgt een telefoon en laptop in bruikleen.
Je standplaats is Breda. Tijd- en plaats onafhankelijk werken is onderdeel van de functie. De zakelijke dienstreizen worden vergoed. De VRMWB kent geen vergoeding voor het woon-werkverkeer. Een kilometervergoeding kan wel met een gunstige fiscale regeling uitgeruild worden met het IKB.

VRMWB

Solliciteren?
Enthousiast geworden? Herken jij jezelf in de bovenstaande omschrijving en kun je ook overwegend vinkjes zetten? Wij ontvangen graag jouw reactie met een actueel cv en een pakkende en korte motivatiebrief waarin je aangeeft waarom dit jouw baan is en wat je ons kunt bieden in deze functie.

Je kunt uiterlijk reageren tot en met 9 september. De sollicitatiegesprekken zijn gepland op 16 september en de tweede gesprekken op 23 september.

Heb je vragen over de functie neem dan contact op met Berith Berflo 06 - 14 32 07 50 of Minke Verschuuren (vanaf 29 augustus) 06 – 51 51 75 45.

Uiterlijke datum reactie: 10 september 2022