Managementassistent RBCB

Over Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant
Bij het waarborgen van de veiligheid in onze regio komt veel kijken. Daarom doen we dit niet alleen. Hiervoor werken 24 gemeenten, de brandweer, politie, GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio), het Openbaar Ministerie en nog veel meer vaste partners samen. Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant is dan ook een netwerkorganisatie. Samen bereiden we de samenleving binnen onze regio voor op (ongekende) risico’s.

Wat ga je doen?
Je werkt voor het management van de sector Risicobeheersing en Crisisbeheersing (RB/CB), bestaande uit een sectormanager en 6 afdelingshoofden. De lijnen zijn kort en we werken op basis van eigenaarschap. Met jouw positieve energie en vooruitziende blik ondersteun je de sectormanager en afdelingshoofden en ben je doorgaans het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Al deze verschillende contacten zorgen voor een veelzijdige werkdag. Je voert je werkzaamheden zelfstandig uit en weet de juiste collega’s te betrekken waar nodig.

• Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de sectormanager en ondersteunt ook de afdelingshoofden bij het organiseren van afdelingsbijeenkomsten of het inplannen van complexe afspraken.
• Je ondersteunt de sectormanager in het overzichtelijk houden van zijn mailbox en pakt hieruit proactief jouw werkzaamheden op.
• Je draagt zorg voor de voorkomende facilitaire zaken.
• Je houdt je bezig met de prioritering en afhandeling van het post- en e-mailverkeer, uiteraard in goede afstemming met de sectormanager en afdelingshoofden.
• Je bent daarnaast verantwoordelijk voor het organiseren, voorbereiden en vastleggen van de managementvergaderingen van het sectormanagement RBCB. Je maakt notulen en actielijsten, zet de acties uit en bewaakt de voortgang van de acties en verzamelt de relevante stukken die benodigd zijn voor de vergaderingen.  
• Je verricht ondersteunende werkzaamheden op het gebied van personeelszaken. Denk hierbij aan het uitvoeren van ziek- en betermeldingen, mutaties voor in- en uitdiensttreding van personeel, financiële mutaties ten aanzien van inhuur en het ondersteunen van het recruitmentproces.
• Je levert een bijdrage aan het financiële proces: verzorgen van bestellingen, budgetbeheer, aanmaken en controleren van orders in het financieel systeem en het controleren van facturen.
• Je draagt zorg voor interne communicatie door het beheren van de intranetpagina van de sector en het zorgdragen voor terugkoppeling vanuit (landelijke) overleggen naar collega’s.
• Je organiseert en bereidt multidisciplinaire vergaderingen voor en verzorgt de verslaglegging. Je stelt zelfstandig agenda’s op, maakt besluiten- en/of actielijsten en bewaakt zelfstandig de acties en afspraken die uit vergaderingen en bijeenkomsten voortvloeien en signaleert knelpunten.

Wat breng je mee?
Je gaat werken in een dynamische omgeving met de nodige hectiek. Wij zoeken daarom een energieke en ondernemende managementassistent die sterk is in plannen en organiseren en goed overzicht kan bewaren, goed verbanden kan leggen en prioriteiten kan stellen. Je bent integer en je kunt je daarbij goed inleven in de positie van de sectormanager en de afdelingshoofden. Kortom, we zijn op zoek naar een professionele allrounder, die het leuk vindt om met tien dingen tegelijk bezig te zijn en zich als een ‘spin in het web’ voelt, door de hectiek van de dag.

Daarnaast neem je mee:

• Een relevante MBO-4 opleiding;
• Ruime kennis van en ervaring in een organiserende en administratieve functie;
• Een zelfstandige, flexibele en proactieve werkhouding;
• Je werkt snel en nauwkeurig tegelijk;
• Je denkt graag mee over wat er beter kan;
• Je bent collegiaal en samenwerkingsgericht (binnen en buiten de organisatie);
• Je toont initiatief en eigenaarschap;
• Ruime ervaring met Office 365, bekendheid met Afas is een pré;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk.

Dit bieden wij

• Een functie voor 36 uur per week;  
• Een salaris binnen schaal 7 (max. € 3.588,- bruto per maand bij 36 uur);  
• Een Individueel Keuze Budget (18,63% van je salaris) dat je kunt laten uitbetalen of kunt inzetten voor flexibele arbeidsvoorwaarden;  
• Tijd- en plaats-onafhankelijk werken. Jouw standplaats is Breda, maar je mag ook werken vanuit onze andere locaties of vanuit huis. Jouw werktijden bepaal je grotendeels zelf, uiteraard in afstemming met de sectormanager en binnen de kaders die het werk toelaten;  
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag; 
• Een budget om jouw thuiswerkplek goed in te richten;
• Een goede pensioenregeling;
• Een telefoon en laptop in bruikleen.

Wij leren je graag kennen
Heb je naar aanleiding van onze vacature nog vragen? Dan kan je contact opnemen met Marcel Appeldoorn, Sectormanager Risico- en Crisisbeheersing. Marcel is telefonisch bereikbaar op nummer 06-10907630 of schriftelijk per e-mail [email protected]. Voor algemene vragen over de sollicitatieprocedure of werken bij de Veiligheidsregio kan je mailen naar [email protected].

Durf jij deze uitdaging aan? Dan ontvangen wij jouw cv en een korte motivatiebrief graag voor maandag 4 december 2023. Solliciteren op deze vacature kan heel eenvoudig via onderstaande button . De selectiegesprekken staan gepland op vrijdagochtend 8 december a.s. Reserveer deze ochtend dus alvast in jouw agenda. Na de eerste brievenselectie, nemen we zo snel mogelijk contact met je op.