Managementassistent Directie

Wat ga je doen?

De managementassistent die wij zoeken ondersteunt primair de algemeen directeur/regionaal commandant. Je werkt nauw samen met een directe collega die verantwoordelijk is voor de ondersteuning van de plaatsvervangend algemeen directeur/regionaal commandant. Indien nodig nemen jullie elkaars taken over en kunnen jullie elkaar volledig vervangen. 

Je houdt je – in grote mate van zelfstandigheid – bezig met:  

• Agendabeheer: zorgen dat de agenda actueel en accuraat is, plannen, prioriteren en voorbereiden van afspraken; 

• Aanspreekpunt: eerste aanspreekpunt, onderhoudt netwerk van bestuurssecretaresses van burgemeesters, externe partners en collega’s; 

• Mail en overige correspondentie: screenen en afhandelen van brieven en mail, opstellen en (laten) ondertekenen van brieven, zorgen voor archivering; 

• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten: uitnodigen van deelnemers, opstellen van agenda, verzorgen van vergaderstukken, regelen van locatie en faciliteiten, etc.; 

• Voorbereiden van afspraken: proactief verzamelen van informatie, organiseren van vooroverleg met dossierhouders etc.; 

• Voorbereiden van bijeenkomsten voor het afleggen van de ambtseed, namenlijsten opstellen, locatie en catering regelen; 

• Budgetbeheer: verzorgen van bestellingen, aanmaken en controleren van orders in het financieel systeem en het controleren van facturen; 

• Ondersteuning directieteam met daaronder programmamanagement en concern control; 

• Presentaties en rapportages: samenstellen van (concept)presentaties en rapportages en verzorgen van opmaak; 

• Voortgangsbewaking: bewaken en opvolgen van acties uit afspraken en overleggen; 

• Communicatie: informeren en up-to-date houden (bijvoorbeeld via het intranet) over activiteiten van de directie, zorgdragen voor terugkoppeling uit overleggen naar collega’s. 

Het team

Je gaat werken bij de directie van Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB) die bestaat uit de algemeen directeur/regionaal commandant en haar plaatsvervanger en een collega managementassistent van de directie.  

Tevens valt onder het directieteam: concern control en programmamanagement, waar je ook ondersteunde werkzaamheden voor uit zult voeren.  

Wat breng je mee?

Je gaat werken in een dynamische omgeving met de nodige hectiek. Dit vraagt om een proactieve en flexibele houding. Je begrijpt de positie van de directie en weet je goed in te leven. Daarnaast ben je creatief, snel én nauwkeurig, representatief en behulpzaam. Jij bent de extra ogen en oren van de directie: je signaleert wanneer iets of iemand bijzondere aandacht nodig heeft en kunt situaties goed relativeren.

Je hebt een relevante opleiding op MBO-4 niveau afgerond en hebt ruime kennis van en ervaring in een organiserende en administratieve functie. In verband met de afstemming van de werkroosters vragen wij om in elk geval op woensdag te werken. 

Over Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

Bij elke crisis staan wij paraat. Of het nu gaat om het bestrijden van branden, wateroverlast of grootschalige rampen, of het herkennen en voorkomen van mogelijke dreigingen: met daadkracht werken we samen aan de veiligheid van Midden- en West-Brabant. Vakbekwaam en verbonden, en altijd gericht op de uitdagingen van vandaag en morgen. Met inwoners, gemeenten en hulpdiensten zetten we alles op alles om onze regio veilig en weerbaar te maken. Wij zijn hulpverleners, verbinders en aanpakkers. Samen staan we voor veiligheid.

Bekijk hier: Ons verhaal - Samen staan we voor veiligheid

Dit bieden wij

• Een functie voor 36 uur per week. In eerste instantie een aanstelling voor een jaar met uitzicht op een vaste aanstelling;
• Een salaris in schaal 8 (max. € 4.302,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek) conform CAR-UWO voor Veiligheidsregio’s;
• Een Individueel Keuze Budget van 18,63% naast jouw salaris, dat je kunt laten uitbetalen of kunt inzetten voor flexibele arbeidsvoorwaarden;
• De standplaats wordt Breda. 
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag en een budget om jouw thuiswerkplek goed in te richten;
• Een jaarlijkse werkgeversbijdrage van € 168,- (bruto) voor jouw zorgverzekering;
• Pensioenopbouw via het ABP-keuzepensioenfonds, waarbij wij 2/3 van jouw pensioenpremie betalen.

Om bij ons te kunnen werken, vragen we een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Deze wordt aangevraagd aan het einde van het sollicitatieproces. Na indiensttreding leg je de ambtseed of belofte af.

Wij leren je graag kennen

Heb je naar aanleiding van onze vacature nog vragen, dan kan je bellen of mailen met Janneke Westgeest, 0614320761 / janneke.westgeest-hens@vrmwb.nl. Voor algemene vragen over de sollicitatieprocedure of werken bij de Veiligheidsregio kan je mailen naar werkenbij@vrmwb.nl. 

Solliciteren kan eenvoudig middels onderstaand formulier. We zien je cv en korte motivatie graag tegemoet. Na ontvangst nemen we zo snel mogelijk contact met je op. Onze vacature blijft openstaan tot we de juiste kandidaat hebben gevonden. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.