Evenement organiseren
Wat kan jij als organisator doen om een veilig evenement te organiseren?
Evenementen dragen bij aan de aantrekkelijkheid van onze regio voor bewoners, bezoekers en ondernemers. Een evenement organiseren is leuk en interessant. Maar je hebt ook verantwoordelijkheden. Als organisator moet je zorgen voor de veiligheid en gezondheid van de bezoekers, (vrijwillige) medewerkers en deelnemers op het evenement. Om een vergunning te krijgen moet je laten zien dat je weet welke risico’s er bij het evenement horen. Ook moet je kunnen aantonen dat je hierop voorbereid bent. Dit doe je door (op tijd) een goede aanvraag te doen, met heldere plannen en duidelijke tekeningen.
Van aanvraag tot evenement
Elk evenement is uniek en kent dan ook zijn eigen risico’s. Om deze risico’s goed in beeld te krijgen wordt aan een evenementenaanvraag een plan van aanpak gekoppeld waarin de risico’s beoordeeld worden. Dit noemen we risicokwalificaties. Dit doe je samen met de gemeente waar je als organisator de aanvraag indient.
Risicokwalificaties
Kijk altijd op de website van de gemeente waar het evenement wordt georganiseerd aan welke voorwaarden de aanvraag moet voldoen.
Veiligheidsplan
Eén van de belangrijkste plannen is het veiligheidsplan. In dit plan beschrijf je welke maatregelen je neemt om voor de veiligheid van bezoekers, medewerkers, artiesten en omgeving bij het evenement te zorgen. Bij evenementen met een gemiddeld of groot risico en met grote gevolgen voor de directe omgeving is een goedgekeurd veiligheidsplan verplicht. Maar ook in andere gevallen is een veiligheidsplan zinvol. Je wordt gedwongen om na te denken over de veiligheid van het evenement en de maatregelen die je kunt nemen. Welke middelen moeten bijvoorbeeld aanwezig zijn om het evenement veilig te laten verlopen? Welke personen zijn verantwoordelijk voor welke veiligheidstaken? Wat moet er gebeuren in het geval van noodsituaties? Hoe moet het organisatieteam reageren bij noodsituaties?
Als organisator zijn er diverse hulpmiddelen voor het opstellen van een veiligheidsplan. Een heel geschikt hulpmiddel is het Nederlandse Handboek Evenementen Veiligheid (NHEV).